Datenschutzerklärung für Schweizer Webseiten: 5 Punkte, die KMU prüfen sollten

Passt Ihre Datenschutzerklärung noch zu Ihrer Webseite? Fünf Fragen helfen Schweizer KMU beim ersten Check.

Wann haben Sie Ihre Datenschutzerklärung zuletzt geprüft?

Wahrscheinlich beim Erstellen Ihrer Webseite. Seitdem kamen vielleicht Google Analytics, ein Kontaktformular, eine Online-Terminbuchung oder andere Tools dazu.

Genau hier entsteht häufig ein Problem, denn die Webseite entwickelt sich weiter, die Datenschutzerklärung aber nicht.

Gerade bei älteren oder mehrfach überarbeiteten Webseiten wissen Unternehmen teilweise selbst nicht mehr genau, welche Dienste im Hintergrund aktiv sind.

Mit diesen fünf Fragen können Sie einen ersten Check machen.

Warum Datenschutz auch kleine Unternehmen betrifft

Seit dem 1. September 2023 gilt das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Wer Personendaten beschafft, muss die betroffenen Personen grundsätzlich angemessen über die Datenbearbeitung informieren.

Das betrifft nicht nur grosse Onlineshops oder internationale Unternehmen.

Schon über ein einfaches Kontaktformular können beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weitere persönliche Angaben übermittelt werden. Zusätzlich können externe Dienste technische Daten wie die IP-Adresse bearbeiten.

Eine Datenschutzerklärung ist die übliche Möglichkeit, Besucher transparent darüber zu informieren, welche Personendaten bearbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wer dafür verantwortlich ist.

1. Ist Ihre Datenschutzerklärung leicht zu finden?

Öffnen Sie Ihre Webseite einmal auf dem Computer und auf dem Smartphone.

Finden Sie die Datenschutzerklärung schnell?

In der Praxis hat sich ein gut sichtbarer Link im Footer etabliert. Wichtig ist, dass die Informationen einfach zugänglich sind.

Tipp: Prüfen Sie nicht nur Ihre Startseite. Besucher können über Google direkt auf einem Blogbeitrag, einer Landingpage oder einer anderen Unterseite landen.

2. Sind die Angaben noch aktuell?

Besucher sollten erkennen können, welches Unternehmen für die Bearbeitung ihrer Personendaten verantwortlich ist und wie dieses kontaktiert werden kann.

Prüfen Sie deshalb insbesondere:

Gerade nach einem Umzug, einer Firmengründung oder einer Änderung der Gesellschaftsform können solche Angaben schnell veraltet sein.

• Firmenname
• Adresse
• Kontaktmöglichkeit

3. Passt die Datenschutzerklärung wirklich zu Ihrer Webseite?

Das ist einer der wichtigsten Punkte.

Eine Vorlage kann ein guter Ausgangspunkt sein. Entscheidend ist aber, dass die Datenschutzerklärung zu Ihrer tatsächlichen Webseite und den eingesetzten Diensten passt.

Prüfen Sie deshalb, welche Funktionen und externen Dienste Ihre Webseite wirklich verwendet.

Zum Beispiel:

Vergleichen Sie diese Liste anschliessend mit Ihrer Datenschutzerklärung.

Werden die relevanten Datenbearbeitungen dort berücksichtigt?

Ein häufiger Fehler: Die Webseite wird weiterentwickelt, aber die Datenschutzerklärung bleibt unverändert.

• Kontaktformulare
• Google Analytics oder andere Analyse-Tools
• Meta Pixel oder anderes Conversion-Tracking
• Cookies und ähnliche Tracking-Technologien
• Google Maps
• YouTube oder Vimeo
• Calendly oder andere Terminbuchungssysteme
• Mailchimp oder andere Newsletter-Dienste
• Social-Media-Plugins
• Chatbots oder KI-Funktionen
• weitere externe Plugins und Integrationen

4. Ist verständlich, was mit den Daten passiert?

Besucher sollten nachvollziehen können, welche Personendaten bearbeitet werden, wofür sie verwendet werden und wer sie gegebenenfalls erhält.

Dazu gehören beispielsweise Kontaktdaten aus einem Formular oder technische Nutzungsdaten aus Analyse-Tools.

Werden Daten an externe Anbieter oder ins Ausland übermittelt, können zusätzliche Informationen erforderlich sein. Welche Angaben konkret notwendig sind, hängt von der jeweiligen Datenbearbeitung ab.

Eine gute Kontrollfrage lautet deshalb: Versteht ein Besucher, was mit seinen Daten passiert?

5. Wurde die Datenschutzerklärung nach Änderungen überprüft?

Eine Webseite ist selten wirklich fertig.

Vielleicht integrieren Sie später einen Newsletter, eine Online-Terminbuchung, Google Analytics, einen Meta Pixel oder einen KI-Chatbot.

Damit kann sich verändern, welche Daten bearbeitet werden und welche externen Anbieter darauf zugreifen.

Ein einfaches Beispiel: Ein Coiffeursalon integriert neu eine externe Online-Terminbuchung. Dadurch werden zusätzliche Kundendaten über einen externen Anbieter bearbeitet, und die bestehende Datenschutzerklärung sollte entsprechend überprüft werden.

Deshalb gehört die Datenschutzerklärung bei grösseren Änderungen an der Webseite ebenfalls auf die Prüfliste.

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Können Datenschutzverstösse zu Bussen führen?

Ja. Das Schweizer Datenschutzgesetz sieht bei bestimmten vorsätzlichen Pflichtverletzungen Bussen von bis zu CHF 250'000 vor.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder Fehler auf einer Webseite automatisch zu einer Busse führt. Die CHF 250'000 stellen die gesetzliche Höchststrafe für bestimmte vorsätzliche Verstösse dar.

Bei den Strafbestimmungen des DSG werden in erster Linie natürliche Personen bestraft.

Trotzdem sollten Unternehmen ihre Informationspflichten ernst nehmen und ihre Datenschutzerklärung regelmässig überprüfen.

Ihr Kurzcheck

Bevor Sie weiterklicken, prüfen Sie kurz:

Wenn Sie nicht überall einen Haken setzen können, lohnt sich ein genauerer Blick.

• ✓ Datenschutzerklärung leicht auffindbar
• ✓ Firmen- und Kontaktdaten aktuell
• ✓ Eingesetzte Tools und externe Dienste berücksichtigt
• ✓ Datenbearbeitung verständlich beschrieben
• ✓ Nach Änderungen an der Webseite erneut geprüft

Wissen Sie, welche Tools auf Ihrer Webseite aktiv sind?

Gerade bei älteren oder mehrfach überarbeiteten Webseiten ist oft gar nicht mehr klar, welche Tracking-Tools, Plugins und externen Dienste im Hintergrund aktiv sind.

Visiup analysiert Ihre Webseite technisch und zeigt Ihnen, welche externen Dienste, Tracking-Tools und Integrationen eingebunden sind.

So erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, was auf Ihrer Webseite technisch tatsächlich passiert und wo Handlungsbedarf bestehen könnte.

Visiup bietet keine Rechtsberatung. Für die rechtliche Beurteilung Ihrer Datenschutzerklärung sollten Sie bei Bedarf eine entsprechend qualifizierte Fachperson hinzuziehen.

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